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Freitag, 17. Oktober 2008 Die Korrekturphase optimieren und Kosten sparen!

Ein Großteil der Arbeit als Mediengestalter u. ä. besteht im Ausführen von Korrekturen. Es müssen Farben geändert werden, neue Bilder eingefügt und Rechtschreibfehler ausgebügelt werden. Die Korrekturphase gestaltet sich oft aufwändiger und zeitraubender als gedacht und endet nicht selten bei höheren Kosten als erwartet. Das liegt meist daran, dass die Arbeitsabläufe auf Seiten des Auftraggebers nicht optimal durchgeführt werden.

Oft bekomme ich Korrekturanweisungen in Form von E-Mails, in denen detailliert beschrieben wird, was wo und wie abgeändert werden soll. Solche Beschreibungen sind fast immer sehr ausführlich und kosten schon den Schreiber eine Menge Zeit und Aufwand. Es müssen Seitenzahlen, Absätze und Wortpositionen beschrieben werden und es kommt vor, dass einzelne Punkte dennoch unverständlich bleiben, weil sie nicht eindeutig beschrieben sind. Das zieht Rückfragen nach sich und es kommt sogar vor, dass sich Fehler einschleichen, die vorher nicht existierten.
 
Auch handschriftliche Korrekturen, die per Post oder Fax übermittelt werden, bergen ihre Tücken. Das kann an einer undeutlichen Handschrift liegen, an nicht eindeutigen Skizzierungen, Zeichen, die nicht zu verstehen sind u. a. – Beim Fax kann es zudem noch passieren, dass Hinweise, die auf farbige Flächen geschrieben wurden, verloren gehen, weil Sie beim Empfänger nur als schwarze Fläche dargestellt werden oder nur noch undeutlich zu lesen sind. Ein weiterer Nachteil, den diese Art der Übermittlung birgt, liegt in der manuellen Texterfassung. Während neuer Text bei der elektronischen Übermittlung leicht übernommen werden kann, muss er hier per Hand erneut eingepflegt werden. Bei großen Textmengen kann sich dieser Punkt merklich auf die Kosten auswirken, zudem können sich auch hier wieder Fehler einschleichen, die später erneut korrigiert werden müssen. Sollte keine andere Möglichkeit außer der handschriftlichen bestehen, sollten nach Möglichkeit die gängigen Korrekturzeichen nach DIN 16511 angewendet werden. Diese finden Sie im vorderen Teil eines jeden Dudens. Die Zeichen dienen zur übersichtlichen Darstellung von Korrekturen, sind international verständlich und jede gelernte Fachkraft aus dem Druckgewerbe wird diese zu verstehen wissen.

Eine weitere Möglichkeit ist die telefonische Übermittlung von Korrekturen. Natürlich erscheint diese Methode als eine bequeme und schnelle Variante. Und tatsächlich können telefonische Korrekturen durchaus sinnvoll sein. Zum Beispiel wenn es tatsächlich nur wenige Punkte zu besprechen gibt. Der Umfang sollte sich dabei aber auf ein paar, auch später noch leicht nachvollziehbare Punkte beschränken. Nicht immer hat der Grafiker die Datei vor sich liegen oder auf dem Monitor präsent! Nicht immer ist gerade Zeit für ein längeres Gespräch und vor allem sind mündliche Korrekturanweisungen später nicht mehr klar nachzuvollziehen. Vor allem wenn mehrere Personen an einem Auftrag arbeiten, kann das zu Problemen führen.

Sicherlich ist es in einigen Fällen angebracht oder notwendig, die Korrekturen nach den genannten Methoden zu übermitteln. Doch meist machen Sie sich und Ihrem Grafiker damit mehr Arbeit, als nötig wäre und treiben damit die Kosten in die Höhe. Das gilt es zu vermeiden.

Die meiner Meinung nach einfachste und bequemste Möglichkeit, die Korrekturphasen ohne Chaos und Verwirrung zu überstehen, bietet momentan der Adobe Acrobat Reader ab der Version 7.0. Das Programm bietet ein breites Spektrum an Korrekturwerkzeugen und steht kostenlos im Internet zur Verfügung. Zudem ist er heutzutage bereits auf fast allen Rechnern installiert.

Da Sie Ihre Korrekturdaten von mir meist als PDF via E-Mail bekommen, bietet sich der Acrobat Reader geradezu an, als Korrekturwerkzeug verwendet zu werden. Zur Ansicht der PDF-Daten verwenden Sie höchst wahrscheinlich sowieso schon den Acrobat Reader. Warum also nicht direkt dort die Korrekturen vornehmen, anstatt das Dokument vorher noch umständlich auszudrucken, die Kommentare per Hand einzufügen und schließlich das Dokument zu faxen?

Sofern die Kommentarfunktionen vom Autor für Sie freigeschaltet sind, haben Sie viele verschiedene Möglichkeiten, Notizen und Kommentare in das Dokument einzufügen. Sie können Textpassagen unterstreichen und durchstreichen, neuen Text via der Notizfunktion exakt an der Stelle zum Einfügen bereitstellen, an die er gehört, Kommentare einfügen und vieles mehr. Es ist sogar möglich Dateien wie z. B. neue Bilder, direkt an der Stelle einzufügen an der Sie sie wünschen oder zeichnen Sie doch einfach ein Audiokommentar auf.

Die Vorteile dieses Vorgehens sind eindeutig. Eine Einarbeitungszeit fällt für die Anwender praktisch nicht an, da die Funktionen selbstklärend und einfach zu bedienen sind; Sie müssen keine Romane mehr schreiben, um deutlich zu machen, wo ein Fehler zu finden ist; Sie müssen die Dokumente nicht mehr ausdrucken und versenden, etc.

Für den Grafiker bestehen die Vorteile vor allem in der besseren Übersichtlichkeit. Er kann sich leicht durch die Kommentarliste arbeiten, Textaktualisierungen direkt aus dem PDF in das Zieldokument übertragen, die beigefügten Bilder bearbeiten und es entstehen keine Missverständnisse mehr durch ungenaue Angaben und unleserliche Kommentare oder Anmerkungen.

Dieses Vorgehen spart auf beiden Seiten Zeit, Mühe und senkt am Ende vor allem die Kosten.

 

Aktualisierung vom 18.01.09: Ein PDF zum Umgang mit Korrekturzeichen nach DIN 16511 gibt es hier zum freien Download.

Kategorie: Kosten, Korrekturen